PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Pengorganisaian (organizing) merupakan proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupnya.

Pengertian dan Teori Organisasi

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian yaitu :

1.                  Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.                  Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.                  Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas para karyawan.

4.                  Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Proses Pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah yaitu :

1.                  Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.                  Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logic dapat dilaksankan oleh satu orang

3.                  Pengadaan dan pengembangan suatu mekasnisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Aspek-aspek penting dalam organisasi dan proses pengorganisasian :

1.                  Pembagian kerja

2.                  Departementalisasi (departementasi)

3.                  Bagan organisasi formal

4.                  Rantai perintah dan kesatuan perintah

5.                  Tingkat-tingkat herarki manajemen

6.                  Saluran komunikasi

7.                  Penggunaan komite

8.                  Rentang manajemen kelompok-kolompok informal yang tak dapat dihindarkan.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal degan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur specialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perencanaan struktur organisasi  sbb:

1.                  Strategi organisasi

2.                  Tehnologi yang digunakan

3.                  Anggota/karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.                  Ukuran organisasi

Unsur-unsur Struktur organisasi :

1.                  Specialisasi kegiatan

2.                  Standarisasi kegiatan

3.                  Koordinasi kegiatan

4.                  Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.                  Ukuran satuan kerja

Pembagian Kerja

Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division labor) yang memungkinkan synergy terjadi. Jika hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton, dan kehilangan motifasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efiseinsi.

Bentuk-bentuk Organisasi

Henry G.Hotgeshod ada 4 bentuk bagan organisasi:

1.                  Bentuk Pyramid

2.                  Bentuk Vertikal

3.                  Bentuk Horisontal

4.                  Bentuk Lingkaran

DEPARTEMENSI

Departementasi Fungsional

Mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

Kebaikan pendekatan fungsional

·                       Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui specialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

·                       Cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, butuh lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional

·                       Menciptakan konfik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebahkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Departementasi Devisional

Organisasi devisional dapat mengikuti pembagian devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, (geografis), langganan dan proses atau peralatan

1.                  Struktur organisasi divisional atas dasar produk

2.                  Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah

3.                  Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

 ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK

1.                  Struktur organisasi proyek

2.                  Struktur organisasi matrik

Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matrik :

1.                  Priramid Tradisional, dimana perintah dipersatukan pada tingkat atas

2.                  Hamparan sementara (temporary overly) dimana tim proyek menciptakan hanya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dan mendesak

3.                  Hamparan tetap (permanent overly) dimana tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksud terus menerus

4.                  Matrik dewasa (mature matrix) dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan seimbang (sama0 dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek

Kebaikan organisasi matriks :

1.                  Memaksimalkan efisiensi pengunaan manajer-manajer fungsional

2.                  Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic

3.                  Melibatkan, memotivasi dan menatang karyawan serta memperluas pandangan manjemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan

4.                  Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kretifitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang aneka ragam

5.                  Menstimulsi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan berorientasi proyek

6.                  Membebaskan manajeen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi matriks :

1.                  Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingunan dan kebijaksanan- kebijaksanan yang kontradiktif.

2.                  Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal

3.                  Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi

4.                  Mendorong pertentangan kekuasaan yang lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan

5.                  Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki

6.                  Sangat mahal untuk diimplementasi.

KOORDINASI

Organisasi merupakan naungan dimana sumber daya, kerjasama antar sumber daya diorientasikan melalui mekanisme tertentu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Mekanisme agar kerjasama antar sumber daya mencapai efektifitas dan efisiensi itulah yang disebut pengorganisasian. Dengan demikian, organisasi ialah wadah atau tempat dimana pengorganisasian dilakukan. Wadah dimaksudkan secara luas,yaitu, titik sama yang memasukan berbagai individu ke dalam kesatuan. Tanpa organisasi tidak mungkin ada pengorganisasian, pengorganisasian ada di dalam organisasi.
Sepintas pengorganisasian adalah biasa dan lumrah dibicarakan. Yang tidak biasa adalah kenyataan sukarnya kualitas sempurna pengorganisasian dicapai. Hal tersebut, karena salah satu unsur yang termasuk sumber daya tidak lain manusia bahkan manusia dalam keberadaannya sangat vital. Unsur manusia jugalah penyebab kalang kabutnya kondisi negara kita dimana sebagian orang berteriak keras ” Ubah sistem ..ubah sistem “. Appa yakin dengan merubah sistem itu efisien? dan kalau pun sistemnya dirubah, manusia jualah yang menjalankan. Sayangnya yang berjuluk manusia itu rakus sebagaimana ilmu ekonomi menyebut homo economicus. Kerakusan yang menjadi penyebab inti bekerjasama di dominasi kepentingan pribadi. Berbeda dengan ilmu ekonomi, manusia dijuluki ilmu manajemen sebagai homo oeconomicus yang senang bekerjasama. Kiranya dieklektikan, optimalisasi kualitas pengorganisasian dapat kita tempuh dengan cara mengelola manusia rakus sedemikian rupa hingga bekerjasama mencapai tujuan yang ditetapkan.

Terdapat beberapa prinsip penting saat kita melakukan pengorganisasian. Prinsip-prinsip tersebut, tidak lain : tujuan yang tegas dan jelas, departementasi, pembagian tugas pekerjaan, adanya koordinasi, kesatuan komando, delegasi wewenang, luas jenjang pengawasan yang jelas, seimbang dan fleksibel. Keseimbangan antar prinsip digunakan sebagai pedoman pengorganisasian berbasis tujuan yang hendak dicapai. Pembicaraan tentang pengorganisasian pun tidak luput dari 5 unsur dalam mengkonstruksi organisasi,yaitu: struktur organisasi, tugas, orang, keputusan dan imbalan, situasi informal dan budaya. Kecocokan diantara 5 unsur demikian sangat diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsistensi. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas sempurna prinsip-prinsip pengorganisasian. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi.

Sumber: http://id.shvoong.com/business-management/management/1657063-organisasi-dan-pengorganisasian/#ixzz1epX0T500

Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin (atasan) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1.                  Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

1.                  Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

1.                  Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Masalah-masalah Penca-paian Koordinasi yang efektif

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

1.                  Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.

1.                  Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

1.                  Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

1.                   Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan-prndekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1.                  Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2.                  Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3.                  Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

·                       Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

Hirarki manajerial terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.

Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi.

·                       Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu.

·                       Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.

·                       Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral, yaitu :

1.                   Hubungan langsung

2.                  Hubungan kelompok langsung

3.                  Hubungan silang

·                       Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1.                  1.      Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

1.                  2.      Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

1.                  3.      Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningkatkan koordinasi potensial 

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data§disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral§ (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :üKontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antarüdepartemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
Panitnya danü satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajerü produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaanümenyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
Organisasiü matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.